Chiedo scusa,
non sono sicuro di avere capito, provo a vedere se la mia interpretazione regge.

Occorre evitare che le discussioni si affollino per scambi di messaggi fra gli utenti ad uso ristretto alla organizzazione dell'evento, e quindi senza beneficio per gli altri utenti. Fin qui credo di avere capito, e se l'evento è già stabilito si può mettere nel calendario. E se non lo è però come posso fare?

La mia esigenza:
sapere se vi siano, e chi essi siano, gli utenti di qs forum della zona della mia città che gradirebbero organizzare incontri periodici. Come li contatto su altri social networks se il requisito è l'appartenenza a qs forum?
La "enclave" che si identificherebbe con il requisito della residenza è assolutamente a scopo di semplificazione. Sarebbe bellissimo se anche da altri luoghi gli utenti gradissero partecipare ad incontri periodici, ma mi sembra improponibile.

Perchè gli incontri periodici? Qua c'è il bar di alvise, ma la birra "bagnata" mi disseta di più. E non ditemi che non è vero

Dopo avere chiarito il se e il chi, organizzare gli eventi di volta in volta anche con giro di telefonate non sarebbe un problema, ma prima la vedo dura.
Non è per polemica, è per capire. Se poi non si può nemmeno fare un censimento pace, ho vissuto più di 50 anni senza farne, posso continuare a farne a meno.

Grazie delle spiegazioni.